Insikter från TariffTel-experter på Efterlevnad av tullbestämmelser i Storbritannien Konferens 2024: Utnyttja teknik, navigera i regelverk och säkerställa efterlevnad av handelsregler
Elizabeth Davies, Customs Systems Manager, och Tim Ingram-Smith, Head of Infrastructure and Technology, representerar TariffTel, innovativa lösningar för tullefterlevnad. I en intervju som genomfördes vid Customs Compliance in the UK Conference, 2024, gav de värdefulla insikter i TariffTels sätt att hantera utmaningar inom tullhantering och navigera i landskapet av internationella handelsregler. Från att effektivisera klassificeringsprocesser till att förbereda sig för framtida trender - TariffTels proaktiva strategier understryker deras engagemang för att förbättra effektiviteten och säkerställa efterlevnad för företag som handlar internationellt.
Nielsonsmith: Kan du ge en inblick i de specifika utmaningar som tullspecialister står inför när det gäller att integrera teknik i sina compliance-processer?
Tim: Den största utmaningen vi har stött på handlar om att hantera data på ett effektivt sätt. Uppgifterna är ofta utspridda, av varierande kvalitet, ofta ofullständiga och kommer från olika områden. Den främsta utmaningen för tullspecialister är att sammanföra dessa olika uppgifter. Även om det finns en förväntan om att implementeringen av ett system kommer att lösa alla problem, visar det i själva verket bara på behovet av bättre processorganisation och att ta itu med datautmaningar.
Nielsonsmith: Vilka är de främsta utmaningarna som TariffTel står inför när det gäller att underhålla och utveckla tullsystem, särskilt i det ständigt föränderliga landskapet med internationella handelsregler?
Liz: Det är viktigt att vi håller oss uppdaterade med de nya regler som diskuteras under dagens evenemang [Customs Compliance in the UK Conference, 2024]. Ämnen som avskogning, kemikalielagstiftning och insamling av information om produkter för batteriåtervinning är viktiga fokusområden. Att delta i dessa evenemang är avgörande för att vi ska kunna hålla oss informerade. Dessutom måste vi hålla koll på kommande ändringar av tariffkoder och omedelbart informera våra kunder om eventuella revideringar. Detta proaktiva tillvägagångssätt säkerställer att TariffTel ligger steget före ändringar i lagstiftningen och håller sig uppdaterade om den senaste informationen.
TariffTel tillhandahåller den högsta standarden inom tullklassificering och erbjuder en unik metod som ger oslagbar effektivitet, kostnadsbesparingar och efterlevnad av standarder.
Nielsonsmith: Kan du utveckla teknikens roll när det gäller att säkerställa en sömlös integration mellan tullsystem och andra intressenter i leveranskedjan?
Tim: Tekniken spelar en viktig roll för att underlätta integrationen inom tullprocesser och mellan olika intressenter i leveranskedjan. Även om traditionella verktyg som Excel-kalkylblad och manuell dokumentation fortfarande är vanliga har den tekniska utvecklingen under de senaste decennierna lett till att mer sofistikerade system har utvecklats. Dessa system har ofta webbaserade gränssnitt som möjliggör sömlöst datautbyte mellan organisationer och myndigheter. Många intressenter investerar nu i specialbyggda API:er som är skräddarsydda för deras specifika behov, vilket ytterligare förbättrar integrationsmöjligheterna.
En effektiv integration förutsätter att man följer nya standarder och utnyttjar teknik som stöder filuppladdning och datadelning. Genom att implementera system som underlättar dessa funktioner kan intressenter effektivisera sin verksamhet och förbättra samarbetet i hela leveranskedjan.
Nielsonsmith: Hur säkerställer TariffTel noggrannhet och effektivitet i klassificeringen av tullkoder, särskilt för komplexa produkter i olika branscher?
Liz: På TariffTel har vi ett team av klassificeringsexperter som använder ett heltäckande tillvägagångssätt. Vi förlitar oss inte enbart på tulltaxan, utan samlar information från olika källor, inklusive kapitelanteckningar, förklarande anmärkningar, webbseminarier, WCO-publikationer, BTI och korsbeslut. Vår process innebär att vi gör grundliga undersökningar av produkter, översätter komplex information till ett lättbegripligt språk och skapar unika artikeltyper för urval. Detta förenklar klassificeringsprocessen för användarna som kan söka efter produkter med hjälp av vardagsspråk som "blus", "jumper" eller "byxor". Vi begär sedan in specifik information som är relevant för produktklassificeringen, vilket säkerställer ett skräddarsytt tillvägagångssätt. Genom att vägleda användarna genom denna process genererar vårt system korrekta och uppdaterade tariffkoder.
Nielsonsmith: Vilka är de viktigaste faktorerna som tullspecialister bör tänka på när de utvärderar och implementerar tekniklösningar för efterlevnad av tullbestämmelser?
Tim: När tullspecialister utvärderar olika tekniker prioriterar de vanligtvis kostnadseffektivitet och enkel implementering inom sina organisationer. Det är dock viktigt att fördjupa sig i systemets specifika egenskaper. Frågor som "Erbjuder den här lösningen en tydlig process?" och "Kommer den att vara reviderbar?" är avgörande. Tullverksamheten kräver ofta motivering för valda vägar, särskilt när de utmanas av tillsynsmyndigheter. Därför är det viktigt att se till att tekniken stöder de etablerade processerna och underlättar granskningen.
Dessutom är det absolut nödvändigt att integrera med befintliga system. Fristående lösningar är otillräckliga eftersom tullverksamheten innefattar interaktioner med olika organisatoriska komponenter. Integrationen bör omfatta utbyten med program som hanterar inköpsorder, fakturor, kunddeklarationer och andra relevanta uppgifter. Den underliggande tekniken måste därför ha interoperabilitetsfunktioner för att säkerställa smidig kommunikation mellan systemen.
Nielsonsmith: Kan du ge några exempel på hur TariffTels system har förändrat verksamheten och förbättrat efterlevnaden för företag som bedriver internationell handel?
Liz: Vi fick nyligen en ny kund under 2022, en e-handlare inom kläder som ville etablera ett distributionscenter i USA för att minska ledtiderna. De stod inför utmaningen att klassificera cirka 20 000 produkter inom en kort tidsram. TariffTel visade sig vara en viktig del i denna process. Kunden använde TariffTel genom att skicka sina inköpsorder till plattformen, som sedan distribuerade informationen till alla sina leverantörer. Leverantörerna matade in produktdata i systemet, vilket underlättade klassificeringen. Detta strömlinjeformade tillvägagångssätt säkerställde efterlevnad och minimerade problem med den amerikanska tullen. Som ett resultat av detta kunde kunden framgångsrikt utöka sin marknadsandel i USA, vilket visar hur effektiva TariffTels system är när det gäller att förändra verksamheten och förbättra efterlevnaden av internationell handel.
Nielsonsmith: Vad skiljer TariffTels metod för tullklassificering från andra lösningar som finns på marknaden?
Liz: Vår forskning på marknaden visar att många lösningar i hög grad bygger på AI, ofta med viss mänsklig tolkning inblandad. Vanligtvis använder dessa lösningar tariffboken och dess API för klassificering. Vi har dock funnit att sådana system ofta kämpar med termer som "cropped blouse", eftersom de kanske inte direkt matchar ord i tariffboken. Vårt system är däremot utformat för att förstå produktspecifikt språk som användare sannolikt kommer att söka efter, till exempel "crop top" eller "crop blouse". Detta produktcentrerade tillvägagångssätt säkerställer större noggrannhet i klassificeringen.
Dessutom samlar vi in data direkt från källan - antingen leverantörer eller fabriker - vilket säkerställer att masterdata är korrekta och heltäckande redan från början. Genom att samla in denna information tidigt i produktionsprocessen minskar vi risken för att data saknas eller är ofullständiga senare. Detta proaktiva tillvägagångssätt förbättrar effektiviteten och minimerar efterlevnadsproblem som är förknippade med otillräcklig produktinformation.
Nielsonsmith: Kan du dela med dig av några bästa metoder för företag som vill effektivisera sina processer för efterlevnad av tullbestämmelser?
Tim: Bästa praxis för alla företag, oavsett om det handlar om tullar eller inte, är att utvärdera dem ur ett affärsmässigt perspektiv. Företagen bör bedöma om en viss lösning minskar kostnaderna, förbättrar den operativa effektiviteten och överensstämmer med kundernas förväntningar. Vid utvärdering av tullprogramvara, som TariffTel tillhandahåller. Företagen bör överväga dess förmåga att minska kostnaderna, förbättra insynen i leveranskedjan och uppfylla specifika krav. Det är viktigt att se till att programvaran eller tjänsteleverantören kan förstå och implementera specifika affärsbehov på ett effektivt sätt.
Inom tullområdet hanterar företag tullar, avgifter och de kostnader som är förknippade med gränsöverskridande transporter. Därför är det viktigt att välja ett system som säkerställer korrekt datahantering och gör det lättare att presentera information för myndigheterna på ett motiverat sätt. Detta proaktiva tillvägagångssätt hjälper företag att effektivisera sina processer för efterlevnad av tullbestämmelser.
Nielsonsmith: Vilka är enligt din mening de viktigaste trenderna som kommer att forma framtiden för tullövervakning och hur förbereder sig TariffTel för att hantera dem?
Liz: Vi ser en ökande frekvens av revisioner som utförs av HMRC, med en växande betoning på centraliserade, reviderbara system. TariffTel är väl positionerat för att möta denna efterfrågan eftersom vår plattform fungerar som en centraliserad lagringsplats för all relevant data. Vår produkt underlättar kommunikationen mellan leverantörer och kunder och säkerställer att alla aspekter av produkten, inklusive förfrågningar, tariffkoder, ändringshistorik, bindande tariffinformation och beslutsprocesser, registreras och är lättillgängliga. Vi är också medvetna om nya koncept som det digitala produktpasset, och TariffTel innehåller redan liknande funktioner, vilket ger omfattande information och full spårbarhet för varje produkt. Genom dessa funktioner är TariffTel redo att anpassa sig till och effektivt hantera det föränderliga landskapet för tullövervakning.
Herr Tim Ingram-Smith
Chef för infrastruktur och teknik, TariffTel
Tim Ingram-Smith är chef för infrastruktur och teknik på TariffTel. Han har erfarenhet av IT-ledarskap och har utvecklat software-as-a-service-system för sektorer som leveranskedja, fastighetsförvaltning, marknadsföringsproduktion samt fusioner och förvärv. Tim har en teknisk bakgrund inom datavetenskap och produktutveckling och fokuserar mycket på kundupplevelsen genom att använda resurser och expertis för att omvandla och förbättra system och verksamheter.
Elizabeth Davies
Chef för tullsystem, TariffTel
Elizabeth Davies är Customs Systems Manager på TariffTel och leder teamet av klassificeringsexperter. Hon är ansvarig för att underhålla och utveckla TariffTel och stödja våra kunder med systemet. Hon har arbetat på TariffTel i 3 år och har erfarenhet av ledarskap inom supply chain, logistik och tullklassificering. Hon har arbetat inom olika branscher, bland annat detaljhandel, transport, bil- och flygindustrin. Hon har slutfört Level 5: Diploma in Advanced Customs Compliance.