Tysklands lag om due diligence i leverantörskedjan (även känd som LkSG på tyska) trädde i kraft den 1 januari i år och påverkar företag med minst 3.000 anställda. Denna tröskel kommer att ändras till företag med fler än 1.000 anställda den 1 januari 2024, men den skapar redan nu juridiska problem och ryktesproblem för företag som inte följer lagen. Lagen ålägger företag med central administration, huvudsaklig verksamhet, administrativt huvudkontor, stadgeenligt säte eller filial i Tyskland omfattande due diligence-skyldigheter. Syftet är att identifiera, förebygga eller åtgärda kränkningar av mänskliga rättigheter eller miljöbrott i globala leverantörskedjor.
Det finns en växande internationell betoning på ansvarsskyldighet och hållbarhet. Lagen ger en bred definition av "leverantörskedjan" som omfattar alla steg som krävs för att producera ett företags produkter och tillhandahålla dess tjänster - från utvinning av råmaterial till leverans till slutkunderna. LkSG skyddar områden som rör mänskliga rättigheter, inklusive barnarbete, tvångsarbete, slaveri, tortyr, diskriminering, undanhållande av lön samt brott mot hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. Skyddade miljöskador omfattar användning av kvicksilver och hantering av vissa typer av farligt avfall.
NAVEX har flera resurser för företag som söker vägledning för att uppfylla LkSG:s due diligence-skyldigheter, en bra utgångspunkt för Chief Compliance Officers som vill skapa en mer hållbar och etisk leverantörskedja.
7 Krav i den tyska lagen om due diligence i leverantörskedjan:
Kärnan i förordningen är de krav på tillbörlig aktsamhet som den ställer på företagen.
1. Riskanalys ska genomföras minst en gång per år och på ad hoc-basis. grund
Enligt § 5 i LkSG ska företag genomföra en "lämplig riskanalys" för att identifiera risker relaterade till mänskliga rättigheter eller miljö i sin egen verksamhet och hos sina direkta leverantörer. Lagen föreskriver att sådana risker ska viktas och prioriteras "på lämpligt sätt". Riskanalysen måste genomföras minst en gång per år, samt på ad hoc-basis vid varje betydande förändring i leverantörskedjan - t.ex. "introduktion av nya produkter, projekt eller ett nytt affärsområde".
2. Inrätta mekanismer för klagomål
I avsnitt 8 beskrivs att bolagen måste ha en klagomålsmekanism på plats för rapportering av brott mot mänskliga rättigheter eller miljöbrott. Där anges att ett externt klagomålsförfarande är tillåtet, förutsatt att tjänsteleverantören kan garantera opartiskhet, att tillgängligheten och genomförandet av klagomålsförfarandet är offentligt tillgängligt, att identiteten på dem som rapporterar överträdelser förblir konfidentiell och att effektiva skydd säkerställs mot "nackdelar eller bestraffning till följd av ett klagomål".
3. Offentlig rapportering och dokumentation om aktiviteter och åtgärder (minst 7 års lagring)
I avsnitt 10 anges att företag årligen måste lämna in en rapport till Tysklands federala kontor för ekonomiska frågor och exportkontroll (BAFA) om hur de fullgjort sina skyldigheter avseende tillbörlig aktsamhet, senast fyra månader efter räkenskapsårets utgång. För att uppfylla denna skyldighet måste företagen "fullständigt och sanningsenligt" besvara ett omfattande frågeformulär, som innehåller öppna och slutna frågor samt flervalsalternativ. Dessutom måste rapporten publiceras på bolagets webbplats under en period av sju år.
4. Den riskhantering som krävs baseras på proportionalitetsprincipen
Avsnitt 4 i den tyska lagen om tillbörlig aktsamhet i leverantörskedjan kräver att företag inrättar ett "lämpligt och effektivt riskhanteringssystem" för att identifiera, förebygga, mildra och eliminera risker och överträdelser som rör mänskliga rättigheter eller miljö. Den beskriver också behovet av att utse en ansvarig för mänskliga rättigheter, eller motsvarande roll, för att övervaka riskhanteringen.
5. Utfärdande av ett policyuttalande om sin strategi för mänskliga rättigheter
I avsnitt 6 krävs bland annat att företagen ska utfärda ett policyuttalande om sin strategi för mänskliga rättigheter. Detta inkluderar att definiera människorätts- och miljörelaterade förväntningar på anställda och leverantörer. De måste vidta lämpliga förebyggande åtgärder, t.ex. "utveckling och genomförande av lämpliga upphandlingsstrategier och inköpspraxis som förhindrar eller minimerar identifierade risker", "tillhandahållande av utbildning inom relevanta affärsområden" och "riskbaserade kontrollåtgärder för att verifiera efterlevnaden av strategin för mänskliga rättigheter".
6. Avhjälpande åtgärder
I avsnitt 7 anges att om företaget upptäcker en överträdelse måste det "utan onödigt dröjsmål vidta lämpliga åtgärder för att förhindra, avsluta eller minimera omfattningen av överträdelsen". Avslutande av en affärsrelation kan krävas under vissa omständigheter, enligt vad som anges i lagen.
7. Due diligence för indirekta leverantörer
Enligt 9 § LkSG ska parter kunna använda sig av klagomålsförfarandet för att rapportera överträdelser relaterade till en indirekt leverantörs agerande. Detta innebär att bolaget måste genomföra riskanalys och förebyggande åtgärder hos en indirekt leverantör om det har "välgrundad kännedom" om en kränkning av mänskliga rättigheter eller miljö.
Påföljder
Underlåtenhet att uppfylla kraven på tillbörlig aktsamhet kan leda till höga administrativa böter. Företag som får kännedom om överträdelser och inte vidtar några åtgärder riskerar böter på upp till 50 000 euro och administrativa böter på upp till 8 miljoner euro, eller 2% av den genomsnittliga årsomsättningen om den överstiger 400 miljoner euro. Uteslutning från offentlig upphandling i upp till tre år kan också bli aktuellt.
Juridiska skador och skador på anseendet kan också bli följden. Den 18 april 2023 lämnade National Garment Workers Federation (NGWF), i samarbete med ECCHR och FEMNET, in det första rättsliga klagomålet någonsin till BAFA mot klädindustrin för brott mot LkSG. Klagomålet gällde fortsatt brist på säkerhetsinspektioner och kränkningar av arbetstagarnas rättigheter i klädfabriker i Bangladesh, ett decennium efter att textilfabriken Rana Plaza kollapsade och över 1.100 människor dog.
En etisk färdplan
Chefer för etik och regelefterlevnad, riskchefer och ledningsgrupper bör inte låta sig vilseledas eller nedslås av lagstadgade skyldigheter. Företagen kan använda smart programvara för att göra det enklare än någonsin att följa reglerna, undvika böter och skydda människor och miljö.
Vidare bör LkSG:s due diligence-skyldigheter ses i ett helhetsperspektiv i samband med andra jurisdiktioners lagar om mänskliga rättigheter - såsom Frankrikes Lag om skyldighet att iaktta försiktighet, Förenade kungarikets Lagen om modernt slaverioch Kaliforniens Lag om transparens i leverantörskedjor i Förenta staterna.
ARTIKEL AV:
FLORIAN HAARHAUS
International General Manager på NAVEX
Som International General Manager ansvarar Haarhaus för NAVEX internationella verksamhet och leder strategiska initiativ för att sprida NAVEX lösningar på marknader med hög tillväxt. Innan han började på NAVEX var Haarhaus General Manager och Vice President, Sales EMEA på Nintex - ett Seattle-baserat företag som är ledande inom processautomation - där han var direkt ansvarig för alla go-to-market-aktiviteter i Europa, Mellanöstern och Afrika. Haarhaus har 30 års internationell erfarenhet inom mjukvaru- och SaaS-industrin och har byggt upp och drivit team i Europa, Mellanöstern och Asien för företag som Oracle, Lotus-IBM, Salesforce, Box och nu senast Nintex. Hans viktigaste fokusområden är att fastställa internationella go-to-market-strategier, integrationer av M&A, internationell expansion och utveckling av ekosystem för partners.
Relaterade händelser:
Konferens om tullövervakning i Europa
7-8 november 2023
Düsseldorf, Tyskland
Konferens om sanktioner och efterlevnad av exportregler i Storbritannien
1-2 november 2023
London, Storbritannien
Strategiskt toppmöte om efterlevnad av europeiska handelskontroller
18-19 oktober 2023
Washington DC, USA