De Duitse Supply Chain Due Diligence Act (ook bekend als LkSG in het Duits) is op 1 januari van dit jaar in werking getreden en heeft gevolgen voor bedrijven met ten minste 3.000 werknemers. Deze drempel wordt op 1 januari 2024 veranderd in bedrijven met meer dan 1.000 werknemers, maar de wet creëert nu al juridische en reputatieproblemen voor bedrijven die de wet niet naleven. De wet legt uitgebreide due diligence-verplichtingen op aan bedrijven met een centrale administratie, hoofdvestiging, administratief hoofdkantoor, statutaire zetel of filiaal in Duitsland. Het doel is om schendingen van mensenrechten of het milieu in wereldwijde toeleveringsketens te identificeren, te voorkomen of aan te pakken.
Internationaal wordt steeds meer de nadruk gelegd op verantwoordingsplicht en duurzaamheid. De wet definieert de "toeleveringsketen" breed en omvat alle stappen die nodig zijn om de producten en diensten van een bedrijf te produceren - van de winning van grondstoffen tot de levering aan de eindklanten. LkSG beschermt mensenrechten waaronder kinderarbeid, dwangarbeid, slavernij, marteling, discriminatie, het inhouden van loon en schendingen van de gezondheid en veiligheid op het werk. Beschermde milieuschade omvat het gebruik van kwik en de verwerking van bepaalde soorten gevaarlijk afval.
De NAVEX heeft verschillende bronnen voor bedrijven die begeleiding zoeken bij het voldoen aan de due diligence-verplichtingen van de LkSG, een goed startpunt voor Chief Compliance Officers die een duurzamere en ethisch verantwoorde toeleveringsketen willen creëren.
7 Vereisten van de Duitse Supply Chain Due Diligence Act:
De kern van de verordening wordt gevormd door de zorgvuldigheidseisen die aan bedrijven worden gesteld.
1. Risicoanalyse moet minstens één keer per jaar worden uitgevoerd, en op ad hoc basis. basis
Sectie 5 van de LkSG verplicht bedrijven om een "gepaste risicoanalyse" uit te voeren om mensenrechten- of milieugerelateerde risico's in hun eigen bedrijf en bij hun directe leveranciers te identificeren. De wet schrijft voor dat dergelijke risico's "passend" moeten worden gewogen en geprioriteerd. De risicoanalyse moet minstens één keer per jaar worden uitgevoerd, en ook op ad-hocbasis bij elke belangrijke verandering in de toeleveringsketen - zoals de "introductie van nieuwe producten, projecten of een nieuw bedrijfsgebied.
2. Klachtenmechanismen opzetten
Hoofdstuk 8 bepaalt dat bedrijven een klachtenmechanisme moeten hebben voor het melden van schendingen van mensenrechten of het milieu. Het stelt dat een externe klachtenprocedure is toegestaan, op voorwaarde dat de dienstverlener onpartijdigheid kan garanderen; de toegankelijkheid en uitvoering van de klachtenprocedure openbaar is; de identiteit van degenen die schendingen melden vertrouwelijk blijft; en effectieve bescherming wordt geboden tegen "benadeling of bestraffing als gevolg van een klacht".
3. Openbare verslaglegging en documentatie over activiteiten en oplossingen (min. 7 jaar bewaren)
Artikel 10 bepaalt dat bedrijven jaarlijks een verslag moeten indienen bij het Duitse Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) over de naleving van hun due diligence-verplichtingen, uiterlijk vier maanden na het einde van het boekjaar. Om aan deze verplichting te voldoen, moeten bedrijven "volledig en naar waarheid" een uitgebreide vragenlijst beantwoorden, die open en gesloten vragen en meerkeuzeopties bevat. Bovendien moet het rapport zeven jaar lang op de website van het bedrijf worden gepubliceerd.
4. Vereist risicomanagement is gebaseerd op het principe van proportionaliteit
Artikel 4 van de Duitse Supply Chain Due Diligence Act vereist dat bedrijven een "passend en effectief risicobeheersysteem" opzetten om risico's en schendingen met betrekking tot mensenrechten of het milieu te identificeren, voorkomen, beperken en elimineren. De wet bepaalt ook dat er een mensenrechtenfunctionaris, of een gelijkwaardige functie, moet worden aangesteld om toezicht te houden op het risicobeheer.
5. Uitgeven van een beleidsverklaring over de mensenrechtenstrategie
Deel 6 vereist dat bedrijven een beleidsverklaring uitgeven over hun mensenrechtenstrategie. Dit omvat het definiëren van mensenrechten- en milieugerelateerde verwachtingen van werknemers en leveranciers. Ze moeten passende preventieve maatregelen nemen, zoals de "ontwikkeling en implementatie van passende inkoopstrategieën en inkooppraktijken die geïdentificeerde risico's voorkomen of minimaliseren", het "geven van training op de relevante bedrijfsgebieden" en "op risico gebaseerde controlemaatregelen om de naleving van de mensenrechtenstrategie te verifiëren".
6. Corrigerende maatregelen
Sectie 7 stelt dat als het bedrijf een overtreding ontdekt, het "zonder onnodige vertraging passende corrigerende maatregelen moet nemen om de overtreding te voorkomen, te beëindigen of de omvang ervan tot een minimum te beperken". Beëindiging van een zakelijke relatie kan in bepaalde omstandigheden vereist zijn, zoals beschreven in de wet.
7. Due diligence voor indirecte leveranciers
Sectie 9 van de LkSG vereist dat partijen de klachtenprocedure kunnen gebruiken om schendingen te melden die gerelateerd zijn aan de acties van een indirecte leverancier. Dit betekent dat het bedrijf een risicoanalyse en preventieve maatregelen moet uitvoeren op een indirecte leverancier als het "gegronde kennis" heeft van een schending van mensenrechten of milieugerelateerde schendingen.
Sancties
Niet-naleving van de zorgvuldigheidseisen kan leiden tot hoge administratieve boetes. Bedrijven die zich bewust worden van overtredingen en geen corrigerende maatregelen nemen, riskeren een financiële boete van maximaal €50.000 en administratieve boetes van maximaal €8 miljoen, of 2% van hun gemiddelde jaarlijkse omzet als deze meer dan €400 miljoen bedraagt. Uitsluiting van de gunning van overheidsopdrachten voor maximaal drie jaar is ook mogelijk.
Ook juridische en reputatieschade kan het gevolg zijn. Op 18 april 2023 diende de National Garment Workers Federation (NGWF), in samenwerking met ECCHR en FEMNET, de allereerste juridische klacht in bij BAFA tegen de kledingindustrie wegens schendingen van de LkSG. In de klacht werd melding gemaakt van een aanhoudend gebrek aan veiligheidsinspecties en schendingen van arbeidsrechten in kledingfabrieken in Bangladesh, tien jaar na de instorting van de textielfabriek Rana Plaza waarbij meer dan 1100 mensen om het leven kwamen.
Een ethisch stappenplan
Chief Ethics and Compliance Officers, Chief Risk Officers en senior managementteams moeten zich niet laten misleiden of ontmoedigen door wettelijke verplichtingen. Bedrijven kunnen slimme software inzetten om het naleven van de regelgeving, het vermijden van boetes en het beschermen van mens en milieu eenvoudiger dan ooit te maken.
Bovendien moeten de zorgvuldigheidsverplichtingen van de LkSG holistisch worden bekeken in samenhang met de mensenrechtenwetgeving van andere rechtsgebieden - zoals de Franse Wet op de waakzaamheidhet Verenigd Koninkrijk Wet moderne slavernijen Californië Wet Transparantie in Toeleveringsketens in de Verenigde Staten.
ARTIKEL DOOR:
FLORIAN HAARHAUS
Algemeen internationaal manager bij NAVEX
Als International General Manager is Haarhaus verantwoordelijk voor het leiden van de internationale activiteiten van NAVEX, waarbij hij het voortouw neemt bij strategische initiatieven om de NAVEX-oplossingen uit te breiden naar snelgroeiende markten. Voordat hij bij NAVEX kwam, was Haarhaus General Manager en Vice President Sales EMEA bij Nintex - een in Seattle gevestigde leider op het gebied van procesautomatisering - waar hij rechtstreeks toezicht hield op alle go-to-market-activiteiten in Europa, het Midden-Oosten en Afrika. Haarhaus heeft 30 jaar internationale ervaring in de software- en SaaS-industrie. Hij heeft teams opgebouwd en geleid in Europa, het Midden-Oosten en Azië voor bedrijven als Oracle, Lotus-IBM, Salesforce, Box en recentelijk Nintex. Zijn belangrijkste aandachtsgebieden zijn het bepalen van internationale go-to-market-strategieën, M&A-integraties, internationale expansie en het ontwikkelen van partnerecosystemen.
Gerelateerde evenementen:
Conferentie over naleving van de douanewetgeving in Europa
7-8 november 2023
Düsseldorf, Duitsland
Conferentie over sancties en exportnaleving in het Verenigd Koninkrijk
1-2 november 2023
Londen, Verenigd Koninkrijk
Europese strategische top over naleving van handelscontroles
18-19 oktober 2023
Washington DC, VS