Approfondimenti degli esperti TariffTel a Conformità doganale nel Regno Unito Conferenza 2024: Sfruttare la tecnologia, navigare tra le normative e garantire la conformità commerciale
La signora Elizabeth Davies, responsabile dei sistemi doganali, e il signor Tim Ingram-Smith, responsabile dell'infrastruttura e della tecnologia, rappresentano TariffTel, soluzioni innovative per la conformità doganale. In un'intervista condotta in occasione della conferenza "Customs Compliance in the UK 2024", hanno fornito preziose informazioni sull'approccio di TariffTel nell'affrontare le sfide della conformità doganale e nel navigare nel panorama delle normative commerciali internazionali. Dalla semplificazione dei processi di classificazione alla preparazione per le tendenze future, le strategie proattive di TariffTel sottolineano il suo impegno a migliorare l'efficienza e a garantire la conformità delle aziende che operano a livello internazionale.
Nielsonsmith: Può fornire informazioni sulle sfide specifiche che gli specialisti doganali devono affrontare per integrare la tecnologia nei loro processi di conformità?
Tim: La sfida più importante che abbiamo incontrato riguarda la gestione efficace dei dati. I dati sono spesso dispersi, di qualità variabile, spesso incompleti e provenienti da aree diverse. Riunire questi dati disparati rappresenta la sfida principale per gli specialisti doganali. Sebbene ci si aspetti che l'implementazione di un sistema risolva tutti i problemi, in realtà si evidenzia solo la necessità di migliorare l'organizzazione dei processi e di affrontare le sfide legate ai dati.
Nielsonsmith: Quali sono le principali sfide che TariffTel deve affrontare per mantenere e sviluppare i sistemi doganali, soprattutto nel panorama in continua evoluzione delle normative sul commercio internazionale?
Liz: È fondamentale rimanere aggiornati sull'evoluzione delle normative, come discusso durante l'evento di oggi [Conferenza sulla conformità doganale nel Regno Unito, 2024]. Temi come la deforestazione, le normative sulle sostanze chimiche e la raccolta di informazioni sui prodotti per il riciclaggio delle batterie sono aree di interesse significative. Partecipare a questi eventi è fondamentale per rimanere informati. Inoltre, dobbiamo tenere traccia delle prossime modifiche ai codici tariffari e informare tempestivamente i nostri clienti su eventuali revisioni. Questo approccio proattivo garantisce a TariffTel di essere all'avanguardia rispetto alle modifiche normative e di mantenere la conoscenza delle informazioni più recenti.
TariffTel offre i più alti standard di classificazione doganale, con un approccio unico che garantisce efficienza, risparmio e standard di conformità imbattibili.
Nielsonsmith: Può spiegare il ruolo della tecnologia nel garantire una perfetta integrazione tra i sistemi doganali e gli altri attori della catena di approvvigionamento?
Tim: La tecnologia svolge un ruolo diverso nel facilitare l'integrazione all'interno dei processi doganali e tra gli attori della catena di approvvigionamento. Mentre gli strumenti tradizionali come i fogli di calcolo Excel e la documentazione manuale sono ancora prevalenti, i progressi tecnologici degli ultimi decenni hanno portato allo sviluppo di sistemi più sofisticati. Questi sistemi sono spesso dotati di interfacce basate sul web che consentono uno scambio di dati senza soluzione di continuità tra organizzazioni ed enti governativi. Molte parti interessate stanno investendo in API personalizzate e adattate alle loro esigenze specifiche, migliorando ulteriormente le capacità di integrazione.
Un'integrazione efficace si basa sull'adesione agli standard emergenti e sull'utilizzo di tecnologie che supportano il caricamento di file e la condivisione di dati. Implementando sistemi che facilitino queste funzionalità, le parti interessate possono snellire le loro operazioni e migliorare la collaborazione lungo tutta la catena di fornitura.
Nielsonsmith: In che modo TariffTel garantisce l'accuratezza e l'efficienza della classificazione dei codici tariffari, soprattutto per i prodotti complessi di diversi settori?
Liz: In TariffTel abbiamo un team di esperti di classificazione che utilizza un approccio completo. Non ci basiamo esclusivamente sul tariffario, ma raccogliamo informazioni da varie fonti, tra cui note di capitolo, note esplicative, webinar, pubblicazioni dell'OMD, ITV e decisioni incrociate. Il nostro processo prevede un esame approfondito dei prodotti, la traduzione di informazioni complesse in un linguaggio facilmente comprensibile e la creazione di tipi di articoli unici per la selezione. Questo semplifica il processo di classificazione per gli utenti che possono cercare i prodotti utilizzando un linguaggio quotidiano come "camicetta", "maglione" o "paio di pantaloni". Richiediamo poi informazioni specifiche relative alla classificazione del prodotto, garantendo un approccio su misura. Guidando gli utenti attraverso questo processo, il nostro sistema genera codici tariffari accurati e aggiornati.
Nielsonsmith: Quali sono le considerazioni chiave che gli specialisti doganali dovrebbero tenere a mente quando valutano e implementano soluzioni tecnologiche per la conformità doganale?
Tim: Quando valutano le diverse tecnologie, gli specialisti doganali di solito danno la priorità all'efficacia dei costi e alla facilità di implementazione all'interno delle loro organizzazioni. Tuttavia, è fondamentale approfondire le specifiche del sistema. Domande come "Questa soluzione offre un processo chiaro?" e "Sarà verificabile?" sono fondamentali. Le operazioni doganali spesso richiedono una giustificazione per i percorsi scelti, soprattutto quando vengono contestati dalle autorità di regolamentazione. Pertanto, è essenziale assicurarsi che la tecnologia supporti i processi stabiliti e faciliti l'audit.
Inoltre, l'integrazione con i sistemi esistenti è imperativa. Le soluzioni autonome sono inadeguate, poiché le operazioni doganali comportano interazioni con diverse componenti organizzative. L'integrazione deve prevedere scambi con i programmi che gestiscono gli ordini di acquisto, le fatture, le dichiarazioni dei clienti e altri dati rilevanti. Pertanto, la tecnologia sottostante deve possedere capacità di interoperabilità per garantire una comunicazione fluida tra i sistemi.
Nielsonsmith: Potrebbe parlarci di alcuni esempi di come i sistemi di TariffTel hanno trasformato le operazioni e migliorato la conformità per le aziende che commerciano a livello internazionale?
Liz: Di recente abbiamo accolto un nuovo cliente nel 2022, un'azienda di e-commerce di abbigliamento che intendeva creare un centro di distribuzione in America per ridurre i tempi di consegna. Il cliente ha dovuto classificare circa 20.000 prodotti in tempi brevi. TariffTel si è rivelato fondamentale in questo processo. Il cliente ha utilizzato TariffTel inviando gli ordini di acquisto alla piattaforma, che ha poi distribuito le informazioni a tutti i suoi fornitori. I fornitori hanno inserito i dati dei prodotti nel sistema, che ha facilitato la classificazione. Questo approccio semplificato ha garantito la conformità e ridotto al minimo i problemi con le dogane statunitensi. Di conseguenza, il cliente ha ampliato con successo la propria quota di mercato negli Stati Uniti, dimostrando l'efficacia dei sistemi TariffTel nel trasformare le operazioni e migliorare la conformità al commercio internazionale.
Nielsonsmith: Cosa distingue l'approccio di TariffTel alla classificazione doganale dalle altre soluzioni disponibili sul mercato?
Liz: Le nostre ricerche sul mercato indicano che molte soluzioni si basano in larga misura sull'intelligenza artificiale, spesso con una certa interpretazione umana. In genere, queste soluzioni utilizzano il tariffario e le sue API per la classificazione. Tuttavia, abbiamo riscontrato che tali sistemi spesso hanno difficoltà con termini come "camicetta a pinocchietto", in quanto potrebbero non corrispondere direttamente alle parole del tariffario. Il nostro sistema, invece, è stato progettato per comprendere il linguaggio specifico del prodotto che gli utenti probabilmente cercheranno, come "crop top" o "crop blouse". Questo approccio incentrato sul prodotto garantisce una maggiore precisione nella classificazione.
Inoltre, raccogliamo i dati direttamente dalla fonte - fornitori o stabilimenti - assicurando che i dati anagrafici siano accurati e completi fin dall'inizio. Raccogliendo queste informazioni fin dalle prime fasi del processo produttivo, riduciamo il rischio di dati mancanti o incompleti in un secondo momento. Questo approccio proattivo migliora l'efficienza e riduce al minimo i problemi di conformità associati a informazioni inadeguate sui prodotti.
Nielsonsmith: Potrebbe condividere alcune best practice per le aziende che cercano di ottimizzare i processi di conformità doganale?
Tim: Le migliori pratiche per qualsiasi azienda, indipendentemente dal fatto che l'argomento includa le dogane, prevedono una valutazione dal punto di vista del business case. Le aziende devono valutare se una particolare soluzione riduce i costi, migliora l'efficienza operativa e si allinea alle aspettative dei clienti. Quando si valuta un software doganale, come quello offerto da TariffTel. Le aziende devono considerare la sua capacità di ridurre i costi, migliorare la visibilità della catena di approvvigionamento e soddisfare requisiti specifici. È essenziale assicurarsi che il software o il fornitore di servizi sia in grado di comprendere e implementare efficacemente le specifiche esigenze aziendali.
Nel settore doganale, le aziende hanno a che fare con tariffe, dazi e costi associati alle spedizioni transfrontaliere. È quindi fondamentale scegliere un sistema che garantisca una gestione accurata dei dati e che faciliti la presentazione delle informazioni alle autorità in modo giustificato. Questo approccio proattivo aiuta le aziende a semplificare i processi di conformità doganale.
Nielsonsmith: Secondo lei, quali saranno le tendenze più significative che influenzeranno il futuro della conformità doganale e come TariffTel si sta preparando per affrontarle?
Liz: Stiamo osservando una crescente frequenza di audit condotti dall'HMRC, con un'enfasi sempre maggiore sui sistemi centralizzati e verificabili. TariffTel è ben posizionato per soddisfare questa richiesta, poiché la nostra piattaforma funge da archivio centralizzato per tutti i dati rilevanti. Il nostro prodotto facilita la comunicazione tra fornitori e clienti, garantendo che ogni aspetto del prodotto, comprese le richieste, i codici tariffari, lo storico delle modifiche, le informazioni tariffarie vincolanti e i processi decisionali, sia registrato e facilmente accessibile. Siamo anche consapevoli di concetti emergenti come il passaporto digitale dei prodotti e TariffTel incorpora già funzionalità simili, fornendo informazioni complete e una tracciabilità completa per ogni prodotto. Grazie a queste funzionalità, TariffTel è pronto ad adattarsi e ad affrontare efficacemente il panorama in evoluzione della conformità doganale.
Tim Ingram-Smith
Responsabile Infrastruttura e Tecnologia, TariffTel
Tim Ingram-Smith è responsabile dell'infrastruttura e della tecnologia di TariffTel. Ha un'esperienza di leadership IT nello sviluppo di sistemi software-as-a-service per settori quali la supply chain, la gestione delle proprietà, la produzione di marketing e le fusioni e acquisizioni. Con un background tecnico in informatica e sviluppo di prodotti, Tim si concentra soprattutto sull'esperienza del cliente, mettendo a disposizione risorse e competenze per trasformare e migliorare sistemi e operazioni.
Signora Elizabeth Davies
Responsabile dei sistemi doganali, TariffTel
Elizabeth Davies è la responsabile dei sistemi doganali di TariffTel e guida il team di esperti di classificazione. È responsabile della manutenzione e dello sviluppo di TariffTel e dell'assistenza ai clienti con il sistema. Lavora in TariffTel da 3 anni e vanta un'esperienza di leadership nei settori della supply chain, della logistica e della classificazione doganale. Ha lavorato in diversi settori, tra cui la vendita al dettaglio, i trasporti, il settore automobilistico e quello aerospaziale. Ha completato il livello 5: Diploma in conformità doganale avanzata.