Les points de vue des experts de TariffTel à l'adresse Conformité douanière au Royaume-Uni Conférence 2024: Exploiter la technologie, naviguer dans les réglementations et assurer la conformité commerciale
Mme Elizabeth Davies, Customs Systems Manager, et M. Tim Ingram-Smith, Head of Infrastructure and Technology, représentent TariffTel, des solutions innovantes en matière de conformité douanière. Lors d'un entretien réalisé à l'occasion de la conférence sur la conformité douanière au Royaume-Uni, 2024, ils ont fourni des informations précieuses sur l'approche de TariffTel pour relever les défis de la conformité douanière et naviguer dans le paysage des réglementations commerciales internationales. De la rationalisation des processus de classification à la préparation des tendances futures, les stratégies proactives de TariffTel soulignent leur engagement à améliorer l'efficacité et à garantir la conformité des entreprises qui font du commerce international.
Nielsonsmith: Pouvez-vous nous donner un aperçu des défis spécifiques auxquels sont confrontés les spécialistes des douanes lorsqu'ils intègrent la technologie dans leurs processus de conformité ?
Tim: Le défi le plus important que nous ayons rencontré concerne la gestion efficace des données. Les données sont souvent dispersées, de qualité variable, souvent incomplètes et proviennent de différents domaines. Rassembler ces données disparates représente le principal défi pour les spécialistes des douanes. Alors que l'on s'attend à ce que la mise en œuvre d'un système résolve tous les problèmes, en réalité, cela ne fait que souligner la nécessité d'une meilleure organisation des processus et de relever les défis liés aux données.
Nielsonsmith: Quels sont les principaux défis auxquels TariffTel doit faire face pour maintenir et développer les systèmes douaniers, en particulier dans le paysage en constante évolution des réglementations commerciales internationales ?
Liz: Eh bien, il est essentiel que nous restions au fait de l'évolution des réglementations, comme cela a été discuté lors de l'événement d'aujourd'hui [Conférence sur la conformité douanière au Royaume-Uni, 2024]. Des sujets tels que la déforestation, les réglementations sur les produits chimiques et la collecte d'informations sur les produits pour le recyclage des piles sont des domaines d'intérêt majeur. Il est essentiel que nous assistions à ces événements pour rester informés. En outre, nous devons suivre les changements de code tarifaire à venir et informer rapidement nos clients de toute révision. Cette approche proactive permet à TariffTel de garder une longueur d'avance sur les changements réglementaires et de rester au courant des informations les plus récentes.
TariffTel offre la norme la plus élevée en matière de classification douanière, grâce à une approche unique qui permet une efficacité imbattable, des économies de coûts et des normes de conformité.
Nielsonsmith : Pourriez-vous préciser le rôle de la technologie dans l'intégration transparente entre les systèmes douaniers et les autres acteurs de la chaîne d'approvisionnement ?
Tim: La technologie joue un rôle diversifié dans la facilitation de l'intégration au sein des processus douaniers et entre les différents acteurs de la chaîne d'approvisionnement. Alors que les outils traditionnels tels que les feuilles de calcul Excel et la documentation manuelle sont toujours d'actualité, les progrès technologiques réalisés au cours des dernières décennies ont conduit à la mise au point de systèmes plus sophistiqués. Ces systèmes sont souvent dotés d'interfaces basées sur le web qui permettent un échange de données transparent entre les organisations et les entités gouvernementales. De nombreuses parties prenantes investissent désormais dans des API personnalisées adaptées à leurs besoins spécifiques, ce qui améliore encore les capacités d'intégration.
Une intégration efficace repose sur l'adhésion aux normes émergentes et sur l'exploitation des technologies qui prennent en charge le téléchargement de fichiers et le partage de données. En mettant en œuvre des systèmes qui facilitent ces fonctionnalités, les parties prenantes peuvent rationaliser leurs opérations et améliorer la collaboration tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
Nielsonsmith : Comment TariffTel assure-t-il la précision et l'efficacité du classement des codes tarifaires, en particulier pour les produits complexes de différentes industries ?
Liz: Chez TariffTel, nous disposons d'une équipe d'experts en classification qui utilisent une approche globale. Nous ne nous appuyons pas uniquement sur le livre des tarifs, mais nous rassemblons des informations provenant de diverses sources, notamment des notes de chapitre, des notes explicatives, des webinaires, des publications de l'OMD, des RTC et des décisions croisées. Notre processus consiste à effectuer des examens approfondis des produits, à traduire des informations complexes dans un langage facilement compréhensible et à créer des types d'articles uniques pour la sélection. Cela simplifie le processus de classification pour les utilisateurs qui peuvent rechercher des produits en utilisant un langage courant tel que "blouse", "pull" ou "pantalon". Nous demandons ensuite des informations spécifiques en rapport avec la classification du produit, ce qui garantit une approche sur mesure. En guidant les utilisateurs tout au long de ce processus, notre système génère des codes tarifaires précis et actualisés.
Nielsonsmith : Quelles sont les principales considérations que les spécialistes des douanes doivent garder à l'esprit lorsqu'ils évaluent et mettent en œuvre des solutions technologiques pour la conformité douanière ?
Tim: Lorsqu'ils évaluent différentes technologies, les spécialistes des douanes donnent généralement la priorité à la rentabilité et à la facilité de mise en œuvre au sein de leur organisation. Toutefois, il est essentiel de se pencher sur les spécificités du système. Des questions telles que "Cette solution offre-t-elle un processus clair ?" et "Sera-t-elle auditable ?" sont cruciales. Les opérations douanières exigent souvent une justification des voies choisies, en particulier lorsqu'elles sont contestées par les autorités réglementaires. Il est donc essentiel de s'assurer que la technologie soutient les processus établis et facilite l'audit.
En outre, l'intégration avec les systèmes existants est impérative. Les solutions autonomes sont inadéquates car les opérations douanières impliquent des interactions avec diverses composantes organisationnelles. L'intégration doit permettre des échanges avec des programmes traitant les bons de commande, les factures, les déclarations des clients et d'autres données pertinentes. La technologie sous-jacente doit donc posséder des capacités d'interopérabilité afin d'assurer une communication fluide entre les systèmes.
Nielsonsmith : Pourriez-vous nous donner quelques exemples de la façon dont les systèmes de TariffTel ont transformé les opérations et amélioré la conformité des entreprises qui font du commerce international ?
Liz: Nous avons récemment accueilli un nouveau client en 2022, une entreprise de commerce électronique de vêtements qui souhaitait établir un centre de distribution en Amérique pour réduire les délais de livraison. Elle a dû relever le défi de classer environ 20 000 produits dans un délai très court. TariffTel a joué un rôle déterminant dans ce processus. Le client a utilisé TariffTel en envoyant ses bons de commande à la plateforme, qui a ensuite distribué les informations à tous ses fournisseurs. Ces derniers ont saisi les données relatives aux produits dans le système, ce qui a facilité la classification. Cette approche rationalisée a permis de garantir la conformité et de minimiser les problèmes avec les douanes américaines. En conséquence, le client a réussi à accroître sa part de marché aux États-Unis, démontrant ainsi l'efficacité des systèmes de TariffTel dans la transformation des opérations et l'amélioration de la conformité du commerce international.
Nielsonsmith : Qu'est-ce qui distingue l'approche de TariffTel en matière de classification douanière des autres solutions disponibles sur le marché ?
Liz: Nos recherches sur le marché indiquent que de nombreuses solutions s'appuient fortement sur l'IA, souvent avec une part d'interprétation humaine. En général, ces solutions utilisent le livre des tarifs et son API pour la classification. Cependant, nous avons constaté que ces systèmes ont souvent des difficultés avec des termes tels que "chemisier court", car ils ne correspondent pas forcément aux mots du tarif. En revanche, notre système est conçu pour comprendre les termes spécifiques aux produits que les utilisateurs sont susceptibles de rechercher, tels que "crop top" ou "crop blouse". Cette approche centrée sur le produit garantit une plus grande précision dans la classification.
En outre, nous collectons les données directement à la source, c'est-à-dire auprès des fournisseurs ou des usines, ce qui garantit l'exactitude et l'exhaustivité des données de base dès le départ. En recueillant ces informations dès le début du processus de production, nous réduisons le risque de données manquantes ou incomplètes par la suite. Cette approche proactive améliore l'efficacité et minimise les problèmes de conformité liés à des informations inadéquates sur les produits.
Nielsonsmith : Pourriez-vous nous faire part de quelques bonnes pratiques à l'intention des entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus de conformité douanière ?
Tim : La meilleure pratique pour toute entreprise, que le sujet concerne ou non les douanes, consiste à l'évaluer du point de vue de l'analyse de rentabilité. Les entreprises doivent déterminer si une solution particulière réduit les coûts, améliore l'efficacité opérationnelle et répond aux attentes des clients. Lors de l'évaluation d'un logiciel douanier, tel que celui proposé par TariffTel, les entreprises doivent prendre en compte sa capacité à réduire les coûts et à améliorer l'efficacité opérationnelle. Les entreprises doivent prendre en compte sa capacité à réduire les coûts, à améliorer la visibilité de la chaîne d'approvisionnement et à répondre à des exigences spécifiques. Il est essentiel de s'assurer que le fournisseur de logiciels ou de services est en mesure de comprendre et de mettre en œuvre efficacement les besoins spécifiques de l'entreprise.
Dans le domaine douanier, les entreprises sont confrontées aux tarifs, aux droits de douane et aux coûts associés aux expéditions transfrontalières. Il est donc essentiel de choisir un système qui assure une gestion précise des données et facilite la présentation des informations aux autorités de manière justifiée. Cette approche proactive aide les entreprises à rationaliser leurs processus de conformité douanière.
Nielsonsmith : Selon vous, quelles seront les tendances les plus significatives qui façonneront l'avenir de la conformité douanière, et comment TariffTel se prépare-t-il à y répondre ?
Liz: Nous observons une augmentation de la fréquence des audits menés par le HMRC, qui met de plus en plus l'accent sur les systèmes centralisés et vérifiables. TariffTel est bien placé pour répondre à cette demande, car notre plateforme sert de référentiel centralisé pour toutes les données pertinentes. Notre produit facilite la communication entre les fournisseurs et les clients, en garantissant que chaque aspect du produit, y compris les demandes, les codes tarifaires, l'historique des modifications, les renseignements tarifaires contraignants et les processus de prise de décision, est enregistré et facilement accessible. Nous sommes également conscients des concepts émergents tels que le passeport numérique des produits, et TariffTel intègre déjà des fonctionnalités similaires, fournissant des informations complètes et une traçabilité totale pour chaque produit. Grâce à ces capacités, TariffTel est prêt à s'adapter à l'évolution du paysage de la conformité douanière et à y répondre efficacement.
M. Tim Ingram-Smith
Chef de l'infrastructure et de la technologie, TariffTel
Tim Ingram-Smith est responsable de l'infrastructure et de la technologie chez TariffTel. Il a acquis une expérience de dirigeant informatique en développant des systèmes de logiciels en tant que service pour des secteurs tels que la chaîne d'approvisionnement, la gestion immobilière, la production marketing et les fusions et acquisitions. Avec une formation technique en informatique et en développement de produits, Tim se concentre sur l'expérience du client, en mettant à profit ses ressources et son expertise pour transformer et améliorer les systèmes et les opérations.
Mme Elizabeth Davies
Responsable des systèmes douaniers, TariffTel
Elizabeth Davies est responsable des systèmes douaniers chez TariffTel et dirige l'équipe d'experts en classification. Elle est responsable de la maintenance et du développement de TariffTel et de l'assistance à nos clients avec le système. Elle travaille chez TariffTel depuis 3 ans et possède une expérience de leadership dans les domaines de la chaîne d'approvisionnement, de la logistique et du classement douanier. Elle a travaillé dans différents secteurs, notamment la vente au détail, le transport, l'automobile et l'aérospatiale. Elle a obtenu un diplôme de niveau 5 en conformité douanière avancée.