Articolo di Galina Libero:
Direttore, conformità commerciale globale presso Danaher Corporation
Negli ultimi anni, l'aumento senza precedenti delle norme e dei regolamenti in materia di esportazioni ha portato molte aziende a chiedersi se i processi di due diligence esistenti siano in grado di gestire la crescente complessità. La crescente richiesta di identificare le parti soggette a restrizioni in industrie o settori specifici, anche quando non sono elencate negli elenchi standard di "entità" o "utenti finali militari", ad esempio, ha imposto notevoli oneri di conformità, inducendo le aziende ad affidarsi a processi di due diligence manuali e dispendiosi in termini di tempo.
Un approccio per identificare le transazioni potenzialmente "rischiose" prevede la definizione di regole all'interno di strumenti di screening disponibili in commercio e la formazione dei team di gestione degli ordini. Tuttavia, entrambi i metodi presentano dei limiti. Gli strumenti di screening possono segnalare le parti sulla base di "liste ristrette" pubblicate. I team di gestione degli ordini, pur essendo validi, possono non avere le competenze dei professionisti della compliance commerciale e possono solo effettuare uno screening iniziale sulla base delle loro conoscenze limitate. Di conseguenza, un numero sempre maggiore di transazioni richiede una revisione manuale da parte del reparto di conformità commerciale, il che è insostenibile per le aziende che gestiscono centinaia o addirittura migliaia di ordini al giorno.

Galina Free è relatrice presso Nielsonsmith Conferenza sulle sanzioni e la conformità alle esportazioni nelle scienze della vita, USA.
Le aziende che hanno investito risorse e tempo significativi nell'integrazione possono scoprire che le loro attuali soluzioni di screening faticano a tenere il passo. Al contrario, i nuovi fornitori di screening e due diligence più sofisticati promettono soluzioni più solide. Ma gli alti costi di passaggio rendono difficile la transizione a questi nuovi fornitori.
La combinazione di risorse limitate per la compliance commerciale, le capacità insufficienti degli strumenti di screening e due diligence disponibili in commercio e il volume crescente di transazioni che richiedono la due diligence hanno reso la compliance più complicata e costosa che mai. Quindi, cosa devono considerare i professionisti della compliance commerciale in questo complesso panorama?
Sebbene non esista una soluzione unica per tutti, le aziende devono adattare il loro programma di conformità commerciale alle loro specifiche catene di approvvigionamento, ai loro modelli aziendali e ai loro prodotti. Ecco alcune strategie utili da considerare:
Eseguire una valutazione dei rischi:
Sviluppare una matrice di rischio specifica per l'azienda che tenga conto del rischio di destinazione, del rischio dell'utente finale, del rischio del prodotto e del rischio di conformità percepito. Calcolare il punteggio di rischio, che sarà alla base delle decisioni di screening e due diligence.

Procedure e standard di screening dei documenti, tra cui:
- Individuazione di fornitori terzi di screening accettabili.
- Definire ruoli e responsabilità nell'intero processo di screening, dallo sviluppo all'esecuzione.
- Personalizzazione dei requisiti di screening in base ai livelli di rischio.
- Configurazione dei criteri di screening, compresi il fuzzy matching, la pulizia dei dati e le considerazioni sulla lingua.
- Determinare quando effettuare lo screening.
- Mantenere le liste di screening (globali e specifiche per paese).
- Definizione dei requisiti di test per i fornitori di screening.
- Stabilire procedure per affrontare i risultati positivi dello screening e la loro risoluzione.
Identificare le transazioni che richiedono una revisione manuale e una due diligence:
Utilizzate la valutazione del rischio per identificare e dare priorità alle transazioni che richiedono un esame approfondito, ad esempio esaminando la registrazione dell'entità dell'utente finale, effettuando ricerche su Google, esaminando i dati di Google Maps, ricercando transazioni precedenti, ecc. Documentate le vostre scoperte e decisioni.
Esaminare le linee guida delle agenzie governative:
Sfruttate la ricchezza di informazioni fornite dalle agenzie governative, che possono essere risorse preziose per orientarsi nel complesso mondo della due diligence sulla conformità commerciale.
Formazione e addestramento continui:
Investite nella formazione continua dei vostri professionisti della compliance commerciale per tenerli aggiornati sull'evoluzione delle normative e delle tecnologie, migliorando le loro competenze nella gestione delle complessità della compliance commerciale.

Coinvolgere esperti legali e di conformità:
Collaborate con esperti legali e di compliance per garantire che i vostri processi di screening e due diligence siano legalmente validi e conformi alle normative. Condividete le best practice e le esperienze con i colleghi del vostro settore, che possono offrire spunti e soluzioni che hanno funzionato per loro.
Monitorare le modifiche normative:
Rimanete vigili sulle modifiche alle norme e ai regolamenti in materia di esportazione, abbonandovi agli aggiornamenti delle autorità di regolamentazione e delle associazioni di settore per rimanere informati.
Ricordate che la conformità commerciale è un processo continuo e la capacità di adattare e perfezionare le procedure è fondamentale. Sebbene non esista una soluzione unica per tutti, le strategie sopra menzionate possono costituire una solida base per un programma di conformità commerciale completo e adattato alle vostre esigenze specifiche.
Informazioni su Galina Free:

La signora Free ha oltre quindici anni di esperienza nella gestione della conformità commerciale globale e nelle negoziazioni governative. Sovrintende al programma di conformità e controllo del commercio internazionale di Danaher. Nel suo ruolo, fornisce consulenza a Danaher e alle sue filiali in merito a varie leggi sull'importazione e sull'esportazione, tra cui controlli sulle esportazioni, sanzioni economiche, regolamenti doganali e leggi antiboicottaggio. Inoltre, assiste le filiali in diverse controversie commerciali, supervisiona gli audit governativi e le autodenunce volontarie.
Sviluppa una strategia di commercio globale, un piano di risorse e progetti per sostenere la crescita del business a livello mondiale e mitigare le sfide del commercio globale. Si concentra sulla standardizzazione e sull'efficienza sfruttando l'armonizzazione delle regole del commercio internazionale e sfruttando le analisi e i dati sul commercio, influenzando al contempo la politica commerciale del governo.
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