Article de Galina Free:
Directeur, Global Trade Compliance chez Danaher Corporation
Ces dernières années, l'augmentation sans précédent des règles et réglementations en matière d'exportation a conduit de nombreuses entreprises à se demander si leurs processus de diligence raisonnable existants étaient en mesure de faire face à la complexité croissante. La demande croissante d'identification des parties soumises à des restrictions dans des industries ou des secteurs spécifiques, même lorsqu'elles ne figurent pas dans les listes standard d'"entités" ou d'"utilisateurs finaux militaires", par exemple, a imposé des charges considérables en matière de conformité, ce qui a conduit les entreprises à s'appuyer sur des processus de diligence raisonnable manuels et fastidieux.
Une approche pour identifier les transactions potentiellement "risquées" consiste à établir des règles dans le cadre d'outils de filtrage disponibles dans le commerce et à former les équipes de gestion des ordres. Toutefois, ces deux méthodes ont leurs limites. Les outils de filtrage peuvent signaler des parties sur la base de "listes restreintes" publiées. Les équipes de gestion des ordres, bien que précieuses, peuvent ne pas disposer de l'expertise des professionnels de la conformité commerciale et ne peuvent effectuer qu'un premier filtrage sur la base de leurs connaissances limitées. Par conséquent, de plus en plus de transactions doivent être examinées manuellement par le service de conformité commerciale, ce qui n'est pas viable pour les entreprises qui traitent des centaines, voire des milliers de commandes par jour.
Mme Galina Free est conférencière à Nielsonsmith Conférence sur les sanctions et la conformité des exportations dans le domaine des sciences de la vie, États-Unis.
Les entreprises qui ont investi beaucoup de ressources et de temps dans l'intégration peuvent constater que leurs solutions de filtrage actuelles ont du mal à suivre. En revanche, les nouveaux fournisseurs de services de filtrage et de diligence raisonnable, plus sophistiqués, promettent des solutions plus robustes. Mais les coûts de changement élevés rendent la transition vers ces nouveaux fournisseurs difficile.
La combinaison de ressources limitées en matière de conformité commerciale, de capacités insuffisantes des outils de filtrage et de diligence raisonnable disponibles dans le commerce et du volume croissant de transactions nécessitant une diligence raisonnable a rendu la conformité plus compliquée et plus coûteuse que jamais. Quels sont donc les éléments à prendre en compte par les professionnels de la conformité commerciale dans ce contexte complexe ?
Bien qu'il n'existe pas de solution unique, les entreprises doivent adapter leur programme de conformité commerciale à leurs chaînes d'approvisionnement, modèles d'entreprise et produits spécifiques. Voici quelques stratégies utiles à prendre en compte :
Procéder à une évaluation des risques :
Élaborer une matrice de risque spécifique à l'entreprise qui tienne compte du risque lié à la destination, du risque lié à l'utilisateur final, du risque lié au produit et du risque de conformité perçu. Calculer le score de risque, qui servira de base à l'élaboration des décisions en matière de filtrage et de diligence raisonnable.
Procédures et normes de contrôle des documents, y compris
- Identifier les fournisseurs de services de contrôle tiers acceptables.
- Définir les rôles et les responsabilités tout au long du processus de sélection, de l'élaboration à l'exécution.
- Personnaliser les exigences de contrôle en fonction des niveaux de risque.
- Configurer les critères de sélection, y compris la correspondance floue, le nettoyage des données et les considérations linguistiques.
- Déterminer quand procéder à un dépistage.
- Tenir à jour les listes de sélection (mondiales et nationales).
- Fixer des exigences en matière de tests pour les prestataires de services de dépistage.
- Établir des procédures pour traiter les résultats positifs de la sélection et les résoudre.
Identifier les transactions nécessitant un examen manuel et une diligence raisonnable :
Utilisez l'évaluation des risques pour identifier et hiérarchiser les transactions qui nécessitent un examen approfondi, par exemple en examinant l'enregistrement de l'entité de l'utilisateur final, en effectuant des recherches sur Google, en examinant les données de Google Maps, en effectuant des recherches sur des transactions antérieures, etc. Documentez vos conclusions et vos décisions.
Examiner les orientations des agences gouvernementales :
Tirer parti de la richesse des informations fournies par les agences gouvernementales, car elles peuvent constituer des ressources précieuses pour naviguer dans le monde complexe de la diligence raisonnable en matière de conformité commerciale.
Formation continue :
Investissez dans la formation continue de vos professionnels de la conformité commerciale afin de les tenir au courant de l'évolution des réglementations et des technologies, et d'améliorer leur expertise en matière de complexité de la conformité commerciale.
Faire appel à des experts en matière de droit et de conformité :
Collaborez avec des experts en droit et en conformité pour vous assurer que vos processus de sélection et de diligence raisonnable sont juridiquement solides et conformes aux réglementations. Partagez les meilleures pratiques et expériences avec vos pairs dans votre secteur d'activité, car ils peuvent offrir des idées et des solutions qui ont fonctionné pour eux.
Suivre l'évolution de la réglementation :
Restez vigilant quant aux modifications des règles et réglementations en matière d'exportation en vous abonnant aux mises à jour des autorités réglementaires et des associations professionnelles afin de rester informé.
N'oubliez pas que la conformité commerciale est un processus continu et que la capacité d'adapter et d'affiner vos procédures est cruciale. Bien qu'il n'existe pas de solution unique, les stratégies mentionnées ci-dessus peuvent servir de base solide à un programme complet de conformité commerciale adapté à vos besoins spécifiques.
À propos de Galina Free :
Mme Free a plus de quinze ans d'expérience en matière de gestion de la conformité commerciale internationale et de négociation avec les gouvernements. Elle supervise le programme de conformité et de contrôle du commerce international de Danaher. Dans le cadre de ses fonctions, elle conseille Danaher et ses filiales sur diverses lois relatives à l'importation et à l'exportation, y compris les contrôles à l'exportation, les sanctions économiques, les réglementations douanières et les lois anti-boycott. Elle soutient également les filiales dans le cadre de multiples litiges commerciaux et supervise les audits gouvernementaux et les déclarations volontaires.
Elle élabore une stratégie de commerce mondial, un plan de ressources et des projets visant à soutenir la croissance des entreprises à l'échelle mondiale et à atténuer les difficultés liées au commerce mondial. Elle se concentre sur la normalisation et l'efficacité en s'appuyant sur des règles commerciales internationales harmonisées et en exploitant les analyses et les données commerciales, tout en influençant la politique commerciale des gouvernements.
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